Basic Courtesy in Bussiness by Miss Ly

Posted by : Unknown Jumat, 05 September 2014

Anda sudah sering dengar bukan pepatah yang mengatakan “Dimana Bumi di pijak, disitu langit di junjung” ? Artinya kita harus paham tentang sopan santun dalam kehidupan sehari-hari, kita juga harus menghormati atau mematuhi adat-istiadat dimana tempat kita tinggal. Berbicara tentang sopan santun, maka sangat erat kaitannya dengan komunikasi, sebab apa yang lakukan baik kata-kata maupun tingkah laku menggambarkan bagaimana sopan santun anda. Oleh sebab itu kualitas hidup anda tergantung pada komunikasi anda. Orang hebat sekalipun jika banyak mengeluarkan kata-kata yang tidak baik, maka sudah pasti rendahlah kualitas hidupnya. Untuk menjadi komunikator yang baik anda tidak harus cantik ataupun ganteng tetapi anda harus menarik dalam artian anda memiliki wibawa untuk dapat dihormati dan dihargai, dapat berbicara dengan lugas, sopan sehingga anda mampu masuk dan mempengaruhi pikiran bawah sadar lawan bicara anda.

3 elemen dalam komunikasi :

Keseluruhan kata-kata anda hanya 7% yang dapat di tangkap oleh lawan bicara anda. Sebab, sekedar berkata-kata saja tidak cukup mempengaruhi orang lain (pendengar) tanpa diiringi dengan unsur lain seperti yang akan dijelaskan berikut.
Intonasi mempengaruhi 38% terhadap lawan bicara anda. Unsur-unsur yang meliputi intonasi antara lain Nada suara (tinggi rendahnya suara), Tempo suara (cepat lambatnya kata-kata) dan power suara.
Fisiologi memberikan kontribusi terbesar dalam mempengaruhi lawan bicara anda yaitu 55%. Fisiologi ini terdiri atas bahasa tubuh dan ekspresi wajah. Seseorang dapat ditebak ekspresi wajahnya meski hanya mendengar suaranya, dengan demikian sebagai pebisnis yang baik diharapkan senantiasa memberikan “smile voice” saat berbicara dengan lawan bicara anda melalui telepon.

Menurut Kerry L Johnson 83% transaksi penjualan terjadi karena pembeli menyukai penjualnya. Artinya, terkadang seseorang tidak begitu membutuhkan barang yang ditawarkan penjual, namun karena adanya interaksi yang dibangun oleh penjual sehingga terciptanya suasana keakraban maka terjadilah transaksi. Secara tidak sadar kita akan memilih penjual yang memiliki banyak kesamaan dengan kita. Sebagai contoh saat kita sedang berbelanja ke pasar, kita akan lebih nyaman saat berinteraksi dengan penjual yang memiliki kesamaan dengan kita, meskipun harga barang yang akan dibeli sama harganya dengan penjual yang lain. Banyak hal yang dapat dilakukan untuk membangun kesamaan (pacing), antara lain kesamaan bahasa daerah, tempat tinggal, sekolah dan sebagainya. Jika kesamaan ini telah berhasil dibangun, selanjutnya hal yang harus kita dilakukan adalah mengarahkan lawan bicara (leading), yaitu menjelaskan maksud dan tujuan kita, apakah menawarkan produk atau kerja sama bisnis.

BASIC COURTESY

Hal-hal dasar yang harus diketahui para pebisnis pemula sebelum berinteraksi dengan client antara lain :

1. Persiapan

Jika ada istilah yang mengatakan “don’t judge book from the cover”, maka sepertinya istilah ini harus anda lupakan terlebih dahulu untuk anda yang ingin menjadi pebisnis, sebab hal yang pasti akan dilihat oleh client pertama kali bertatap muka adalah penampilan anda, bukan produk atau proposal anda !! Sehingga penting sekali untuk mengetahui hal-hal yang harus anda persiapkan sebelum menemui client. Pertama, anda harus mengetahui terlebih dahulu dimana anda dan client akan bertemu, sebab tempat akan menentukan kostum yang cocok untuk anda kenakan. Jika anda akan bertemu di kantor, maka sebaiknya gunakan pakaian formal. Kedua, pastikan kondisi badan dan mulut dalam kondisi wangi dan segar, sehingga client akan merasa nyaman saat berdiskusi dengan anda. So, jangan sampe BM atau BB ya broo !!

2. Perkenalan

Sebagai pebisnis yang berkarakter Umar Usman, ucapkanlah salam dan sapaan yang benar, sopan serta menghargai client. Saling berjabat tangan dan membangun keakraban, dan diujung pertemuan hal yang mungkin dapat anda lakukan adalah saling bertukar kartu nama.

3. Jamuan Makan

Pada saat janji temu, pastikan anda datang terlebih dahulu, jangan sampai client menunggu anda. Kemudian bangun suasana keakraban dan buatlah client senyaman mungkin dengan memberikan pelayanan yang terbaik.

4. Pertemuan/Rapat

Pada saat pertemuan, jangan mendominasi pembicaraan apalagi memotong pembicaraan. Biasakan membuat catatan untuk point-point penting, kemudian pilihlah posisi duduk disebelah kanan client untuk membantu membuat percakapan lebih nyaman.

5. Berpamitan

Penting sekali untuk anda memperhatikan kalibrasi client anda, jika client sudah melihat jam berkali-kali, merapikan barang atau kelihatan tidak serius, maka anda jangan meneruskan presentasi anda, sebaliknya segerakan untuk menutup presentasi. Kemudian tinggalkan pesan & kesan positif, dan ucapkan terima kasih dengan tulus.

6. Penggunaan alat komunikasi

Anda harus dapat memilah dan memilih alat komunikasi yang tepat/sesuai dengan fungsinya masing-masing :

1. Telepon. Anda dapat menggunakannya untuk informasi yang bersifat urgent dan memerlukan respon yang cepat. Meskipun untuk pembicaraan yang singkat, anda harus melakukannya dengan cara yang sopan. Kemudian penggunaan telepon juga tidak disarankan untuk menjelaskan hal-hal yang panjang.

2. SMS/Chat. Jika telepon digunakan untuk mendapatkan respon yang cepat atau mendesak, maka tidak demikian halnya dengan sms. Anda dapat menggunakannya jika dimungkinkan anda baru membutuhkan balasan informasi sehari, atau beberapa hari setelahnya. Hindari penggunaan singkatan yang terlalu banyak/kurang umum, terutama bahasa alay. Kemudian pastikan terlebih dahulu dengan membaca dua kali sebelum anda mengirim pesan.

3. Penggunaan Email. Anda dapat menggunakan alternatif email untuk informasi yang kurang urgent namun membutuhkan penjelasan yang cukup panjang. Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan, dan jangan lupa lampirkan identitas anda (auto signature).